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Mail Archivierung

Unter E-Mail-Archivierung versteht man die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von Nachrichten. Gründe für diese Archivierung sind vor allem gesetzliche Vorschriften für die lückenlose Dokumentation von steuerlich wichtigen Dokumenten.

Seit dem 1. Januar 2002 müssen E-Mails für eine Dauer von bis zu 10 Jahren archiviert werden. Dies kann in der Praxis durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden. IT I² Mail Archiv hilft Ihnen als Cloud-Lösung dabei, genau diese Thematik effizient und kostengünstig umzusetzten. Sie sparen somit Zeit und Geld und handeln jederzeit nach den vorgegebenen Compliance Richtlinien.

Welche Mails müssen archiviert werden?

Eine Vorschrift aus dem Steuerrecht in § 147 AO beantwortet die Frage danach welche Mails archiviert werden müssen. Dies sieht wie folgt aus: Alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe müssen dauerhaft gespeichert werden z. B. Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge. Werbesendungen oder Angebote, welche nicht zu einem Abschluss geführt haben, werden nicht als Handelsbriefe gesehen. Zusätzlich müssen auch alle angehängten Dokumente, die für die Besteureung bedeutungsvoll sind, aufbewahrt werden. Für Inhalt, Absicherung und Verwertung der Daten sind die E-Mail-Nutzer, also beispielsweise die Mitarbeiter einer Firma, zuständig.

Vorteile unserer systematischen E-Mail-Archivierung

  • Erfüllung der gestezlichen Anforderungen
  • Entlastung des E-Mail Servers
  • Verteilte E-Mails zusammenführen
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen
  • Backup und Restore des E-Mail Servers vereinfachen
  • Reduzierung des Speicherbedarfs
  • Durchgehende Verfügbarkeit aller E-Mails im Schadensfall
  • Steigerung der Produktivität durch schnellere Suchfunktion

So erreichen Sie uns

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